Fazer a gestão de documentos no canteiro de obras não é fácil: tarefas de subempreiteiros, padrões de qualidade a serem seguidos, fiscalização da execução dos serviços e avaliações de relatórios de uso de EPI são algumas das várias atividades que geram informações escritas.

Contudo, para garantir a excelência da obra é fundamental manter uma gestão eficiente, caso contrário erros pequenos podem acabar em retrabalhos, atrasos e até produções fora dos parâmetros esperados.

Você sabe como gerenciar os documentos da melhor maneira? Hoje vamos dar algumas dicas para tornar essa tarefa muito mais fácil de ser realizada. Está  interessado? Então acompanhe!

1. Faça um mapeamento dos processos para auxiliar na emissão e recebimento

Fazer o planejamento no canteiro de obras deve ser o primeiro passo para você não se perder com a evolução do trabalho e o acúmulo de novas informações impressas.

O mapeamento é o ponto-chave para desenvolver eficiência operacional na sua gestão, por isso algumas diretrizes podem ajudar:

• identifique a necessidade de cada documento;
• controle a veracidade de cada informação;
• defina quem pode acessar cada documento;
• controle as cópias impressas;
• livre-se de papéis em excesso.

O ideal é entender a função de cada informação impressa, a origem  e a validade dos dados, a fim de se livrar de outros papéis sem utilidade. Em segundo plano, defina quem pode acessar cada um dos documentos e registre cada pessoa que o solicitou, mantendo um controle dos profissionais que estão fazendo uso deles.

Note que a intenção é reduzir a quantidade de material desnecessário enquanto cria um controle de acesso e uso.

2. Utilize a tecnologia para dinamizar o fluxo

Fazer a gestão de documentos no canteiro de obras pode parecer trabalhoso, então por que não usar a tecnologia como auxílio?

A rotina de um canteiro é muito dinâmica, por isso muitas vezes fica difícil acompanhar tarefas, demandas, tempo e pessoas — o que pode dificultar a sua tentativa de manter uma gestão organizada, aumentando a possibilidade de perdas e extravios.

Para evitar que isso aconteça, tente implementar a tecnologia na sua rotina. Digitalize a papelada mais importante, como memoriais e procedimentos que podem condenar uma obra caso sumam. O armazenamento físico, além de ocupar espaço, dificulta muito esse gerenciamento, além de expor folhas impressas à deterioração.

Procure um bom sistema eletrônico para guardar os modelos digitalizados e tente fazer as consultas de forma eletrônica.

3. Adote um sistema integrado

Muitas vezes, um documento pode interessar diversos setores. Para evitar a impressão de várias cópias, adote um sistema integrado on-line.

Existem várias soluções no mercado que permitem o acesso multiplataforma, possibilitando que parceiros e colaboradores, quando autorizados, tenham acesso às informações buscadas de maneira prática e rápida.

4. Categorize os documentos por critérios relevantes

A rotina de um canteiro de obras pode produzir vários papéis com informações distintas, e aí reside o grande erro de muitos profissionais. Guardar a documentação sem nenhuma divisão pode atrapalhar na hora da busca e, provavelmente, acarretará a perda de algo importante.

O ideal é que você crie categorias e faça a divisão entre elas, podendo colocar, inclusive, subcategorias.

Dessa forma, sempre que precisar recorrer a uma documentação, ela estará separada e organizada de acordo com o modelo que você criou, poupando tempo e aumentando a produtividade geral.

Por isso, faça um mapeamento da obra, categorize-o e se previna contra futuras dores de cabeça com papéis perdidos.

E então, leitor? Essas dicas para fazer a gestão de documentos no canteiro de obras ajudaram? Acha que algum amigo seu poderia aprender com este artigo? Então aproveite para compartilhá-lo em suas redes sociais!